La imagen; Manejo Protocolar Corporativo

Índice

LA IMAGEN: MANEJO PROTOCOLAR CORPORATIVO

1-Etiqueta Cultural y Social

2-Protocolo

3 -Presentaciones.

4-Cortesía.

5 -Fórmulas de Cortesía

6 -El Protocolo Empresarial

7 -Introducción a las Relaciones Públicas

  8-El Planeamiento en RRPP.

    9- RRPP Internas en la Gestión Empresarial

      10- RRPP y Gestión de Públicos en Eventos RRPP

11-Normas de Protocolo en Organizaciones Internacionales: ONU   

12-Protocolo en Organizaciones Internacionales

    13- Protocolo y Buenas Negociaciones

     14-Ceremonial y Protocolo en la Empresa

     15- Ventajas del Protocolo Empresarial Materiales de Apoyo y Consulta

CONCLUSIONES

LA IMAGEN: Manejo protocolar corporativo.

1. Etiqueta Cultural y Social

Etiqueta es un código de conducta que delimita las expectativas para el comportamiento social de acuerdo con las normas contemporáneas convencionales dentro de una sociedad, la clase social o grupo.

            Etiqueta social

ü  Son todas aquellas reglas del decoro que gobiernan y guían el comportamiento humano.

ü  Sugerencias que contribuyen a desarrollar en nosotros un sentido de los buenos modales, principalmente la consideración y el respeto que deben ser practicados por todos los seres humanos para poder vivir armoniosamente.

2. Protocolo

Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales.

3. Presentaciones

La presentación es una combinación de texto e imágenes. La presentación es el proceso mediante el cual se dispone contenido de frases comunes de un tema para una audiencia.

4. Cortesía

La cortesía es un comportamiento humano de buena costumbre; en la mejor expresión es el uso práctico de las buenas costumbres o las normas de etiqueta.

5. Fórmulas de Cortesía

Son frases hechas que se utilizan a menudo en la vida diaria y que son símbolo de educación y de respeto hacia la otra persona.

 Las más utilizadas son:

Buenos días/tardes/noches: no se debe de olvidar estas fórmulas cuando te encuentras con alguien en un sitio cerrado (escalera, hall, pasillo, ascensor…)

Por favor: utilizada en preguntas o en respuestas (¿Puedo ayudarle?- Sí, por favor; ¿Me puede poner un vaso de agua, por favor?

Gracias: se utiliza con negaciones o agradecimientos por un servicio (¿Desea tomar algo?-No, gracias; -Aquí tiene lo que ha pedido. – Muchas gracias)

Perdón o perdone: se utiliza cuando nos queremos disculpar por algo que hemos hecho, por ejemplo, si pisamos a alguien.

Disculpe: lo utilizamos cuando queremos preguntar algo (Disculpe, ¿me puede decir la hora?)

Disculpe las molestias: lo utilizamos cuando le pedimos un servicio a alguien (-¿Me podría informar sobre los derechos de los inmigrantes? -Sí, son estos. – Muchas gracias y disculpe las molestias)

Encantado, es un placer o tanto gusto: lo utilizamos cuando conocemos a alguien. (- Tarik, te presento a Ali. – Encantado.

6. El Protocolo Empresarial.

El protocolo empresarial es aquel que hace referencia a las pautas, costumbres y procedimientos que se dan en las diferentes empresas, tanto con sus trabajadores como de manera externa
7 .Introducción a las Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas por su parte, buscan insertar a las organizaciones dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses. 

8.Fundamentos de Relaciones Públicas

Presenta los principios y fundamentos profesionales de las relaciones públicas para empresas, corporaciones, gobierno y organizaciones sin fines de lucro. Abarca la historia, organización y alcance del campo; su articulación en las ciencias de la comunicación y las ciencias sociales; sus principales áreas y los roles específicos de la disciplina en contextos diversos de aplicación (instituciones de bien público, empresas privadas, organismos oficiales). Analiza las diferencias entre las relaciones públicas y el marketing, la publicidad y la propaganda. Define el ámbito de ejercicio de la profesión en nuestro medio.

9. El Planeamiento en RRPP

La Planeación requiere una disposición especial, una verdadera vocación, una sólida predisposición, por el arte y la técnica. Se planea con el fin de seleccionar las mejores alternativas disponibles y los instrumentos idóneos y así establecer un curso de acción. Conformada por una cadena de decisiones, coordinadas entre sí, con objetivos concretos y accesibles la planeación fija el camino a seguir apoyada en la estrategia operativa.

En realidad todo Plan sirve para neutralizar los esfuerzos dispersos y los recursos. El especialista estadounidense Dr. Aibert Waterston, expresa que la planeación:

"Es la manera organizada, consciente y continua, para seleccionar las mejores alternativas y los medios disponibles para lograr determinados objetos o metas específicas".

La planeación es pues la determinación de cursos de acción encaminados a alcanzar los propósitos pre establecidos; responde a la formulación común de: Qué hacer; Cómo hacerlo; Cuándo hacerlo; Quién debe hacerle; Qué medios utilizar para hacerlo...

En la elección de un modelo apropiado para el Plan de Relaciones Públicas, debemos contemplar los componentes naturales de la especialidad, de manera que se articulen en un sentido versátil, simple, dinámico y efectivo.

El Plan de Relaciones Públicas debe enmarcarse en los objetivos generales de la organización y tomarlos como referentes en la formulación de los objetivos específicos del Plan de RRPP. Finalmente, la organización deberá verificar que todos los planes hechos para cada sector sean congruentes.

10.RRPP Internas en la Gestión Empresarial

La comunicación interna no ha contado con una correcta presencia entre las acciones de las relaciones públicas. Sin embargo, desempeña un papel esencial en la estrategia de comunicación dirigida a los empleados y constituye una herramienta fundamental de relación entre organización y públicos. Con este artículo se realiza una aproximación a la estrategia y a las técnicas de la comunicación interna y se aboga por su inserción entre las funciones de las relaciones públicas. 

A pesar de que la importancia de la comunicación interna se remarca desde variados puntos de vista —económico, recursos humanos, management, organizativo—, es necesario señalar que no cuenta con la suficiente cobertura material y psicológica de las organizaciones. Materialmente porque no cuenta con un presupuesto consolidado que se mantiene año tras año y con el personal cualificado que requiere este tipo de comunicación. Y psicológicamente porque no se apoya con la suficiente fortaleza moral desde las direcciones de las organizaciones. Como apuntan algunos autores (Piñuel, 1997: 103 y Hernández, 1991: 268) la comunicación interna es uno de los elementos más olvidados en la comunicación de las organizaciones.

La comunicación interna es el elemento que permite que los públicos internos de una organización participen en el proceso de formalización y de toma
de decisiones mediante la información y la participación. Todo ello redundará en la mejora de la comprensión, la motivación y la consecución de objetivos
comunes.
11. RRPP y Gestión de Públicos en Eventos RRPP

Las Relaciones Públicas es la herramienta de comunicación que, mediante gestiones personales  o técnicas de comunicación y difusión,  se informa sobre personas, empresas e instituciones, tratando de prestigiarlas y de captar voluntades a su favor. El objetivo  es el de incrementar la popularidad y credibilidad de la marca para la que se trabaja.

Con esto, ya puedes imaginarte todo lo que pueden hacer las Relaciones Públicas por tu empresa u organización: está irremediablemente conectada con la Comunicación Corporativa. De hecho, sus funciones principales van desde la gestión de la información que genera al empresa, pasando por dirigir la comunicación en situaciones de crisis, pasando por la organización de actos de diversa índole.

De todas las actuaciones que se pueden desarrollar desde las Relaciones Públicas, quizás la más conocida es la Gestión de eventos.

Gestión de eventos

Las empresas crean y participan en actividades extraordinarias de interés para su público. Hay que tener en cuenta que es una herramienta excelente a la hora de difundir identidad de marca y mensajes corporativos, sin el objetivo de conversión de venta inmediata. Nosotros sólo queremos caerle bien al target.

Dentro de la organización de actos empresarial, existen dos formas de afrontar un evento:

Privado: organizado por una empresa. No tiene por qué seguir las mismas normas que el Protocolo Público y de Estado.

Público: dirigido a la persona oficial que ostenta una representación ceremonial (de Estado o de Cancillería).

12. Normas de Protocolo en Organizaciones Internacionales: ONU

Para iniciar el análisis del ejercicio protocolario en las relaciones entre Estados y organizaciones, hemos hecho referencia a algunas de las bases jurídicas que sustentan dichas relaciones; enseguida nos ocuparemos de los aspectos de protocolo y ceremonial, motivo de este trabajo. En los instrumentos jurídicos que hemos mencionado, se contienen la mayoría de las normas protocolarias que rigen la actividad de las organizaciones. Podemos encontrar normas generales y normas particulares de cada organización que respondan a las necesidades específicas de su naturaleza y de su encargo.

Entre las normas generales podemos mencionar las siguientes. Toda organización:

a) tiene derecho a que se le reconozca personalidad y capacidad jurídicas:

b) está facultada para dotarse de las normas de protocolo que considere conveniente, bajo la sola limitación de respetar las costumbres internacionales y locales:

c) puede darse símbolos distintivos y manejarlos con autonomía. Dichos símbolos (escudos, banderas, estandartes, logotipos, etcétera) deben ser respetados por los integrantes de la comunidad internacional, y no podrán ser objeto de ninguna injuria:

d) tendrá libertad para dictar las normas que rijan la celebración de sus actos, respetando las reglas generales de solemnidad, ya admitidas por todos;

e) puede establecer, en sus documentos internos, el orden de precedencia de las personas que participen en sus reuniones: y

f) determinar en sus reglamentos internos la forma de colocar las banderas en las ceremonias y otros eventos organizados por ella.

Las normas particulares están representadas por los reglamentos internos o los manuales de protocolo específico de cada organización. En páginas posteriores, haremos alusión a ellos al tocar los tópicos determinados que vayamos estudiando.

13.Protocolo en Organizaciones Internacionales

En pleno siglo XXI existen numerosas organizaciones internacionales repartidas por todo el mundo y formadas por estados libres que se agrupan así por zonas geográficas o por razones de interés común, bien sean éstas de carácter político, económico, social o cultural.

 A lo largo de estas páginas se ofrece una visión somera de la composición, estructura y funcionamiento de estas organizaciones internacionales, centrándose en las cuatro más importantes para el mundo occidental: Naciones Unidas (ONU), Unión Europea (UE), Organización del Tratado del Atlántico Norte (OTAN) y la Organización de Estados Americanos (OEA).

Las razones por las que el presente trabajo se centra en estas instituciones son muy sencillas. Por ejemplo, en el caso de las Naciones Unidas, ésta es la única organización que aglutina a casi el cien por cien de los países del mundo con el ideal de mantener la paz y la estabilidad en el planeta, ímprobo y meritorio trabajo pocas veces conseguido.

 Como España es miembro, desde hace 21 años, de la Unión Europea y a juicio del autor, actualmente, uno de los motores de la UE, está claro que no podía faltar en este libro cuál es su origen, cómo se estructura y cómo se trabaja y qué ceremonial existe en la principal organización de carácter regional de Europa.

 Por las mismas circunstancias, se aborda la historia y la composición de la OTAN, la primera organización de carácter militar que aglutina a casi todos los estados de la región del Atlántico Norte y a la que España pertenece desde hace un cuarto de siglo. Y para finalizar, por los lazos históricos y de amistad que nos unen con los países del continente americano, se detallan las principales instituciones que componen la Organización de Estados Americanos y su protocolo.

14. Protocolo y Buenas Negociaciones

El protocolo debe comprender las buenas maneras y educación y el arte de comportarse en público, (lo que se conocía como urbanidad). Además de un conjunto de técnicas, normas y tradiciones mediante las cuales deben organizarse los diferentes actos , eventos , celebraciones, que promueven tanto las instituciones públicas como las privadas, y, por ello, se sitúa en el campo de la organización, tanto en el quehacer diario de una institución, como de la gran organización, para que sea profesional y se desarrolle acorde con los objetivos que se fijan por las entidades organizadoras.

15.Ceremonial y Protocolo en la Empresa

El Ceremonial y el Protocolo en la empresa, son una herramienta más, dentro de una organización, imprescindible para contribuir con la imagen empresaria, permitiendo además satisfacer los intereses y necesidades de los diferentes públicos que integran dicha organización.

Imparte los conceptos esenciales de disciplinas del comportamiento en sociedad que resultan estratégicas para las relaciones públicas: protocolo, ceremonial y etiqueta. Destaca su incidencia sobre la imagen, la conducta, la atmósfera, la reputación y el buen vínculo con el cliente.

4. Ventajas del Protocolo Empresarial Materiales de Apoyo y Consulta.

 El Protocolo incluye desde las normas de etiqueta y cortesía hasta las visitas de autoridades a la empresa, la celebración de almuerzos de trabajo o la firma de convenios con otras compañías o instituciones.

El objetivo que esta disciplina, en el ámbito empresarial, es convertir a los responsables/asistentes o invitados a cualquier evento, en un correcto anfitrión, basándose en unas simples reglas de cortesía.

El éxito de una empresa radica en ser diferente a las demás. Una diferenciación que se consigue estableciendo y manteniendo buenas relaciones y proyectando una imagen positiva que consiga la fidelidad y lealtad de los clientes.

El papel de la actuación protocolaria se ha convertido en el medio fundamental de diferenciación, surgiendo así la necesidad de creación de departamentos de protocolo que gestionen, diseñen y controlen la organización de actos para difundir los mensajes de la empresa.

El protocolo aporta a la empresa una serie de valores fundamentales, entre los que podemos destacar:

Ø  Imagen. Ayuda a difundir la imagen de la empresa mediante actos y apariciones públicas.

Ø  Proyección. Favorece la proyección social de la empresa

Ø  Comunicación. Comunica los mensajes de la empresa de modo eficaz.

Ø  Procedimiento. Establece unas normas y unas técnicas de organización

Ø  Rentabilidad. Consigue incrementar los beneficios optimizando el resultado de cada acto.

Ø  Prestigio. Ayuda  a conseguir una imagen favorable de la empresa.

En definitiva, el protocolo permite hacer una diferencia en un mercado competitivo, contribuye al liderazgo, reitera el compromiso con la calidad y la excelencia y, a la vez, genera confianza. 

Los materiales didácticos tienen muchas ventajas ya que representan una mediación entre el objeto de conocimiento (lo que se pretende enseñar), y las estrategias cognoscitivas (método enseñanza-aprendizaje). 
Al utilizar diferentes recursos, estamos envolviendo a los diferentes sentidos y combinando varias sensaciones para abarcar los estilos de aprendizaje de cada una de las personas a capacitar. 

CONCLUSIÓN

Es importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias características y objetivos. Dependiendo de lo que estemos interesados en conseguir, elegiremos un tipo de acto u otro.

Cuando se realiza cualquier tipo de acto, hay que acudir al entorno de negociación y a las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen diferenciadora de la empresa.