Comunicación Organizacional: Eventos Empresariales y La Estructura Protocolar

                                                                                                       Tercera Parte

·         Media Training: Entrenamiento de Voceros. es la preparación por la que pasan empleados o ejecutivos para tratar con la prensa. Es un entrenamiento que forma portavoces capaces de relacionarse con periodistas, ya sea en entrevistas, eventos o almuerzos corporativos. La globalización y las nuevas tecnologías han obligado a las empresas a modificar sus planes de acción y hace fundamental la actualización permanente de los conocimientos y habilidades de los equipos de trabajo.

·         Técnicas para Comparecencias Públicas ante los Medios de Comunicación.

1.    Transmitir siempre una imagen única.

2.    Pensar siempre en el destinatario final y ponernos en su lugar.

3.    Elegir el mensaje que quiero transmitir. "¿Tengo algo que decir?"

4.    El mensaje siempre al principio.

5.    Utilizar un lenguaje sencillo.

6.    Mantener siempre la tensión ante los periodistas.

7.    Transmitir serenidad, franqueza, convicción a la audiencia.

·         Gabinete en situación de crisis: Un gabinete de prensa hace la labor de intermediación entre una organización y los periodistas. Su labor consiste en crear contenidos de interés para atraer su atención con el fin de ver publicada la información. Para una organización que no se haya visto reflejada nunca en un medio de comunicación, ver publicada información de calidad asociada a la marca es algo que se percibe de manera muy positiva. Sin embargo, si la entidad de la empresa es lo suficientemente relevante como para que publiquen todas las notas enviadas a los medios, la presencia mediática se empieza a dar por hecho. 

·         Las crisis organizacionales. Las crisis organizacionales, situaciones inesperadas que alteran la normalidad de la empresa o institución y que pasan a ser del dominio público, representan una amenaza para la reputación de la misma. La comunicación proactiva se basa en que la empresa tome la iniciativa para el acercamiento y la difusión permanente de información a sus audiencias. En esta forma evitará que se presenten los vacíos de información, que generalmente se llenan con rumores o con información parcial y poco fundamentada, que suele ser proporcionada por fuentes que buscan sacar provecho con la distorsión de los hechos.

·         Principios clave para el manejo de la comunicación en crisis.

- Para manejar la comunicación durante una crisis, deben seguirse algunos principios clave. El primero de ellos es definir el problema.

- El segundo principio es definir las políticas de comunicación, tanto interna como externa.

- El tercer principio consiste en identificar a las audiencias, es decir, a los potenciales receptores de los mensajes que se emitan en torno al problema.

- El cuarto principio consiste en capacitar a los voceros que difundirán la información y preparar la información a difundir.

- El quinto principio -dependiendo de los alcances y la trascendencia del problema- es realizar una labor proactiva para mantener permanentemente informados sobre la evolución del asunto a los representantes de los medios informativos.

- El sexto y último principio para manejar eficientemente la comunicación durante una situación crítica es abrir canales de comunicación con cada una de las audiencias detectadas, mantenerlas informadas, agradecer su contribución para la solución del problema y plantear a la alta dirección de la empresa una estrategia de reposicionamiento de la misma, luego de la solución del problema.

·         Estrategias de reposicionamiento.

Cuando hablamos de reposicionamiento de marca, consideramos un cambio estratégico para seguir con el ciclo de vida de un producto o servicio de esta manera poder revitalizarlo y lograr mantenerse en el mercado. Esta tendencia de declive de la marca viene dada por ciertos factores:

¨ Crecimiento de la competencia: economía global.

¨ Mercados excesivamente segmentados.

¨ Aceleración de los ciclos de vida de los productos.

¨ Cambio de hábitos y actitudes de los consumidores.

·         Media Training y Manejo de Crisis: Media training (entrenamiento en medios, en una traducción libre del inglés) es la preparación por la que pasan empleados o ejecutivos para tratar con la prensa. Es un entrenamiento que forma portavoces capaces de relacionarse con periodistas, ya sea en entrevistas, eventos o almuerzos corporativos.

Un curso de media training explica cómo funciona el periodismo y enseña las principales estrategias de los reporteros, las características de cada vehículo y las técnicas para conceder una buena entrevista. Además de indicar lo que se puede decir, también muestra lo que no se debe decir y cómo huir de preguntas difíciles.

Es así que el media training ayuda a evitar engaños, aumenta la posibilidad de artículos más positivos, contribuye para que el portavoz gane credibilidad y fortalece la buena imagen y la reputación que toda organización o persona pública precisa. Es importante contratar un media-training cuando la empresa tiene interés en aparecer en la media o cuando la propia prensa comienza a tener interés espontáneo en la compañía. Esto ocurre tanto en negocios innovadores como en momentos de crisis. Como es muy difícil prever momentos de crisis, es recomendable tener siempre portavoces preparados para atender a la prensa.

·         Las Redes Sociales: Se podría definir a las redes sociales corporativas como iniciativas, herramientas y plataformas sociales concebidas para facilitar la comunicación interna entre los trabajadores de una organización y mejorar sus ratios de productividad con el fin de romper las barreras comunicativas que impiden un rendimiento pleno. Además, este tipo de redes sociales dentro de la empresa ayudarían mucho a reducir los niveles de uso del correo electrónico, uno de los peores ladrones de tiempo y que sin apenas darnos cuenta abusamos de él.

Las redes sociales corporativas aportan principalmente transparencia y facilidad en la transmisión de la información interna. Últimamente, se está diciendo que el correo electrónico, principal canal de comunicación que usan las empresas, genera deficiencias en el rendimiento y productividad de los trabajadores debido a la sobreinformación que inunda las bandejas de entrada. Si a esto le sumamos que mucha de la información compartida en las organizaciones se comunica de forma privada, tenemos un enorme agujero de ineficiencia en torno al correo electrónico y por extensión en la productividad laboral.